Préparer un devis à partir d’un mail client
Du mail brouillon du client à un devis structuré, chiffré avec vos tarifs, prêt à relire.
Débutant 20 min
Les outils de cette recette
- ClaudeApp
Extrait le besoin du mail et le transforme en lignes de devis
Freemium · dès 18 €Données chez l’éditeurSécu : une réserve, lire la fiche
Voir la fiche → - Gemini dans SheetsPlugin
Chiffre les lignes dans votre grille tarifaire (ou Copilot dans Excel)
Payant · dès 12 €Données chez l’éditeurSécu : rien à signaler
Voir la fiche → - Gemini dans GmailPlugin
Résume un long fil de mails avant extraction (optionnel)
Freemium · dès 21.99 €Données chez l’éditeurSécu : rien à signaler
Voir la fiche →
Pas à pas
- 1
Isoler la demande
Copiez le mail du client (ou le résumé du fil si l’échange est long). Retirez signatures, disclaimers et pièces jointes inutiles : moins de bruit, moins d’erreurs.
- 2
Extraire les lignes
Demandez à Claude un tableau à quatre colonnes : prestation, quantité, hypothèse retenue, question à poser au client. La colonne « question » est la plus précieuse : c’est là que se cachent les malentendus.
- 3
Chiffrer dans votre tableur
Collez le tableau dans votre grille tarifaire. Avec Gemini dans Sheets ou Copilot dans Excel, demandez la formule qui applique vos tarifs et vos remises, pas le montant lui-même.
- 4
Rédiger le devis
Reprenez votre modèle habituel de devis. L’IA ne sert ici qu’à reformuler les intitulés de lignes dans le vocabulaire du client.
- 5
Poser les questions avant d’envoyer
Envoyez d’abord les questions de la colonne 4 au client, puis le devis. Un devis envoyé sur une hypothèse fausse coûte plus cher qu’un mail de plus.
Exemple réel
- Situation
- Mail de 14 lignes d’un gérant de copropriété demandant « une remise à niveau de la sécurité informatique du syndic, avec formation ».
- Ce qu’on a demandé / réglé
- Voici un mail de demande. Construis un tableau : prestation | quantité estimée | hypothèse que tu as dû faire | question à poser au client pour lever le doute. Ne chiffre rien. Si une prestation n’est pas mentionnée mais généralement nécessaire, ajoute-la en la marquant « suggestion ».
- Ce qu’on a obtenu
- 6 lignes dont 2 « suggestion », 5 questions (nombre de postes, présence d’un prestataire actuel, contraintes horaires pour la formation…). Devis final : 4 lignes après réponses du client.
À vérifier à la main avant de s’en servir
- ✓Chaque quantité vient du mail ou est marquée comme hypothèse.
- ✓Les montants sont calculés par vos formules, pas écrits par l’IA.
- ✓Les conditions (délai, validité, acompte) sont celles de votre modèle, relues à la main.
Vos données : précautions
- !Le mail contient des données personnelles (nom, adresse, téléphone) : retirez-les avant de coller dans un assistant grand public.
- !Vos tarifs restent dans votre tableur ; ne donnez jamais votre grille complète à un assistant en ligne.
- !Un compte pro (Workspace, M365) offre des garanties contractuelles sur les données que la version grand public n’a pas.
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Chaque recette a été faite pour de vrai. Les outils cités sont notés et revérifiés chaque semaine ; aucune place n’est vendue.