Nettoyer un tableur reçu d’un tiers et repérer ce qui cloche
Doublons, formats mélangés, totaux faux : un fichier fiable avant de s’en servir, avec les formules qui le prouvent.
À l’aise 25 min
Les outils de cette recette
- Gemini dans SheetsPlugin
IA native dans Google Sheets : formules, nettoyage, explication
Payant · dès 12 €Données chez l’éditeurSécu : rien à signaler
Voir la fiche → - Copilot dans ExcelPlugin
Même rôle dans Excel (optionnel)
Payant · dès 15.6 €Données chez l’éditeurSécu : rien à signaler
Voir la fiche → - Formula BotApp
Générer une formule à partir d’une phrase, sans abonnement bureautique (optionnel)
FreemiumDonnées chez l’éditeurSécu : une réserve, lire la fiche
Voir la fiche →
Pas à pas
- 1
Dupliquer l’onglet
Travaillez toujours sur une copie. Le premier onglet reste la source telle que reçue, vous y reviendrez pour vérifier.
- 2
Demander un diagnostic, pas une correction
Prompt de départ : « Décris les problèmes de ce tableau sans rien modifier ». Vous obtenez la liste : colonnes dates en texte, espaces en fin de cellule, doublons probables, montants avec et sans TVA mélangés.
- 3
Corriger par formules
Pour chaque problème, demandez la formule (SUPPRESPACE, CNUM, UNIQUE, RECHERCHEX…) et appliquez-la dans une nouvelle colonne. Une valeur écrasée ne se vérifie plus ; une formule, oui.
- 4
Contrôler les totaux
Demandez trois contrôles croisés : total avant/après nettoyage, nombre de lignes, somme par catégorie. Un écart non expliqué est un problème non résolu.
- 5
Documenter
Ajoutez un onglet « Nettoyage » avec la liste des corrections. Celui qui reprendra le fichier dans six mois vous remerciera, et c’est peut-être vous.
Exemple réel
- Situation
- Export de 1 340 lignes d’un logiciel de facturation, envoyé par un client pour analyse : colonnes Date, Client, Montant, Statut.
- Ce qu’on a demandé / réglé
- Analyse les colonnes A à D de cet onglet. Liste chaque problème de qualité de données que tu constates (format, doublon, valeur aberrante, incohérence), avec le nombre de lignes concernées et un exemple. Ne modifie aucune cellule. Ensuite, pour chaque problème, propose une formule à mettre dans une nouvelle colonne pour le corriger ou le signaler.
- Ce qu’on a obtenu
- 7 problèmes trouvés dont 212 dates en texte, 18 doublons de numéro de facture, 3 montants négatifs sans statut « avoir ». Totaux contrôlés : écart de 0,00 € après correction. Temps : 25 minutes.
À vérifier à la main avant de s’en servir
- ✓Le total de la source et celui du fichier nettoyé sont égaux, ou l’écart est expliqué ligne par ligne.
- ✓Chaque correction est une formule ou une colonne ajoutée, jamais une valeur écrasée.
- ✓Le nombre de lignes n’a changé que par les doublons supprimés, et vous les avez listés.
Vos données : précautions
- !Un tableur avec des noms de clients et des montants est une donnée personnelle et commerciale : utilisez le compte Workspace ou M365 de l’entreprise, pas un compte perso.
- !Gemini et Copilot lisent tout le classeur, y compris les onglets masqués : retirez ce qui n’a rien à y faire avant.
- !Ne laissez jamais l’IA « supprimer les doublons » elle-même : elle choisit la ligne à garder à votre place.
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Chaque recette a été faite pour de vrai. Les outils cités sont notés et revérifiés chaque semaine ; aucune place n’est vendue.